오늘은 엑셀에서 유용한 기능중 하나인 데이터 유효성검사를 활용하여 입력할 목록을 만들어주는 방법에 대해 알아보겠습니다.
데이터 유효성 검사란?
사용자가 셀에 입력하는 데이터 형식 또는 값을 제한할 수 있는 기능입니다. 예를들어 생년월일을 입력하라고 했을 때 19870101 로 입력하는 사람과 870101로 입력하는 사람이 있을 수 있는데 이 때 글자수를 8글자로 제한하면 무조건 19870101로 입력하도록 설정하는 기능입니다.
엑셀 데이터 유효성 검사로 드롭다운 목록 설정하기
▲위 엑셀에서 주택유형에 대한 목록을 만들어주겠습니다. 목록은 오른쪽 초록색 네모칸의 5가지 주택유형이며 5개 목록 외에 다른 주택유형 입력시 오류가 뜨도록 설정해보겠습니다.
▲(1)목록을 만들어줄 주택유형 입력란 선택 후 (2)상단 리본메뉴 중 '데이터'탭 클릭 > (3)데이터 유효성 검사->데이터 유효성 검사 메뉴를 클릭합니다.
▲데이터 유효성 창이 뜨면 설정 탭 선택후 제한 대상 드롭다운 화살표를 눌러 '목록'을 클릭합니다.
▲목록을 선택하면 제한방법에는 해당범위라고 고정이 되며 (5)원본란에 목록으로 만들 데이터를 입력합니다. 지금은 참조목록에 5가지 주택유형이 입력되어있으므로 드래그 하여 선택합니다(단, 입력할 주택유형 5가지만 선택하셔야 하며 제목인 '주택유형'은 포함시키면 안됩니다.)
셀에 따로 입력이 되어 있으면 드래그하여 범위를 선택하면 되지만 없을 경우 직접 모두,아파트,단독주택,연립주택,다가구주택 으로 입력하셔도 설정 가능합니다.
▲처음 파일을 접하는 사람은 주택유형에 무엇을 입력하는지 모를 수 있기 때문에 셀을 선택하면 나타날 메시지를 적어주겠습니다. (6)설명 메시지 탭 클릭 후 > 셀을 선택하면 설명 메시지 표시에 체크 > 제목과 설명 메시지를 입맛에 맞게 적어줍니다.
▲유효성 검사에서 가장 유용한 기능인 '오류 메시지' 기능입니다. 목록 이외의 데이터를 입력시 오류메시지 창이 뜨면서 목록에 있는 주택유형을 입력하도록 유도할 수 있습니다.
(7)오류 메시지 탭 클릭 후 > 유효하지 않은 데이터를 입력하면 오류 메시지 표시에 체크 > 스타일(아이콘) 선택 > 제목과 오류 메시지를 적당히 입력합니다. 테스트는 뒤에서 해보겠습니다.
(8)확인 클릭후 설정을 완료합니다.
▲주택유형을 클릭하면 목록이 설정되었기 때문에 드롭다운 화살표 버튼이 생기면서 방금 전 작성했던 셀 설명 메시지가 뜹니다. 설명 메시지를 활용하면 처음 보는 사람도 어떤 데이터를 입력해야 할지 쉽게 이해할 수 있습니다.
▲직접 입력할 수도 있지만 드롭다운 화살표를 클릭해서 목록 중 하나를 선택할 수 있습니다.
▲데이터 유효성 검사 중 가장 유용한 기능이라고 했던 오류 메시지 테스트를 해보겠습니다. 목록에는 없는 '빌라'를 입력 후 엔터를 쳐보겠습니다.
▲오류 메시지가 뜨면서 방금 전 설정했던 제목과, 오류메시지가 정상적으로 뜨는 것을 확인할 수 있습니다. 파일을 받아서 작성하는 사람이 혹여 다른 데이터를 입력했더라고 오류메시지가 나타나게 설정하면 올바른 데이터를 입력하도록 유도할 수 있어서 후반 작업이 편하게 됩니다.
데이터 유효성 검사 중 목록 설정하는 방법에 대해 알아보았습니다. 목록 설정이 유효성 검사 중 가장 많이 사용하는 기능이며 이 외에도 글자수 제한, 한,영 제한 등 여러가지를 설정하는 방법이 있습니다. 다른 방법은 다음 시간에 알아보겠습니다! 궁금하신 사항은 댓글 주시면 바로 답변 드리겠습니다.
